Wie ich meine Arbeit sichere und mich auf Katastrophen vorbereite

Sicherung ihrer Daten und meiner Arbeit

Ich hebe die Originaldateien des Kunden sowohl in einem separaten Ordner für das Projekt auf meiner Festplatte als auch in der Mail mit welcher der Kunde das Projekt in Auftrag gab. Außerdem hebe ich einen Ausdruck der Auftragsmail bzw. des Bestellformulars und eventueller Sonderanweisungen des Kunden auf. Auf dieser Kopie notiere ich auch den Übersetzungsspeicher und das/die Glossare die ich für das Projekt verwendet habe, sowie den Fälligkeitstermin und Datum/Uhrzeit wann ich die fertige Arbeit dem Kunden schickte. Damit habe ich eine physische Referenz über das Ausmaß der Arbeit und die verwendeten Hilfsmittle, was auch nützlich ist wenn ein Folgeauftrag kommt. Ein kurzer Blick in die Kundenmappe und ich kann sicherstellen dass ich dieselben Glossare und denselben Übersetzungsspeicher wie das Vorprojekt benütze, was wiederum sicherstellt dass Terminologie einheitlich verwendet wird.

Wenn ich länger als für eine kurze Pause mit der Arbeit an einem Projekt aufhöre, sichere ich alle Dateien auf einen USB Stick in separaten Ordnern für jeden Kunden. Ich sichere auch das fertige Projekt dort. Langfristig habe ich damit eine komplette Sammlung aller Projekte, die ich für diesen Kunden während des Kalendarjahres bearbeitet habe. Nachdem ich diese Sticks, sowie die zugehörigen Ausdrucke mit Anweisungen, usw., 5 Jahre lang aufhebe, kann ich auf Vorprojekte zurückgreifen, selbst wenn ein Folgeauftrag Jahre später kommt.

Weiters wird mein gesamter Kundenordner jede Nacht auf einem geschützten Onlinespeicherplatz gesichert. Jeden Freitag werden alle Dateien die während der Woche auf meiner Festplatte geändert wurden auf einer externen Festplatte auf meinem Büronetzwerk gesichert. Beide Maßnahmen sichern mir leichten Zugang zu allen Informationen -- sowohl unerledigte Arbeit und Rechnungs- bzw. Zahlungsdaten als auch Übersetzungsspeicher und Glossare -- falls mein Hauptcomputer abstürzt. Nachdem ich auch einen Laptop besitze und andere Familienmitglieder ebenfalls Computer haben, sollte eine mögliche Fehlfunktion meines Computers nur eine kurze Unterbrechung der Arbeit an meinen laufenden Projekten verursachen (längerfristig wäre es natürlich ein großes Problem).

Vorbereitung auf Betriebsunterbrechungen

Mein Laptop hat eine zweite, auswechselbare Batterie so dass ich bis zu 6 Stunden weiterarbeiten kann, selbst wenn der Strom unterbrochen ist. Andere Sicherheitsvorkehrunge für solche Unterbrechungen sind unterbrechungsfreie Stromversorgungen für meinen Computer, Drucker und Bürotelefon, sowie für den Netzwerkrouter und das Kabelmodem. Diese Batterien lassen mich die Systeme korrekt herunterfahren falls der Strom abrupt unterbrochen werden sollte, damit wird die Möglichkeit dass Dateien korrupt werden bzw. Geräte beschädigt werden auf ein Mindestmaß verkleinert.

Sollte mein Breitbandinternetzzugang ausfallen kann ich meinen Laptop zu mehreren Kaffeehäusern mit kostenlosem WiFi Internetzzugang, die innerhalb weniger U-Bahnstationen zu erreichen und bis 1 Uhr früh offen sind, nehmen. Außerdem gibt es auch mein Smartphone, womit ich mit meinen Kunden via Mail und Telefon in Kontakt bleiben kann, selbst wenn ich nicht im Büro bin oder es keinen Strom gibt. Das Smartphone kann sogar dazu verwendet werden Dateien zu mailen falls keine WiFi Kaffeehäuser vorhanden oder offen wären.

Wenn jetzt der gesamte Nordosten der Vereinigten Staaten tagelang ohne Stromversorgung ist, wie es vor ein paar Jahren der Fall war, sind meine besten Notfallspläne nutzlos. Aber es gibt einfach Dinge auf die ich mich nicht vorbereiten kann ...